KYB-Prüfung: Wie B2B-Marktplätze Unternehmen verifizieren

Wer einen Raum über einen B2B-Marktplatz anbieten oder buchen möchte, kommt an einem Schritt nicht vorbei: der KYB-Prüfung. Dieser Artikel erklärt, was Know Your Business bedeutet, warum Plattformen wie roomlogic sie voraussetzen, welche Daten dabei abgeglichen werden – und was ausdrücklich nicht geprüft wird.

Was bedeutet KYB (Know Your Business)?

KYB steht für „Know Your Business" und bezeichnet die Prüfung der Unternehmensidentität eines Nutzers durch eine Plattform, bevor dieser bestimmte Funktionen nutzen darf. Bei roomlogic ist die KYB-Prüfung Voraussetzung dafür, ein Inserat zu veröffentlichen oder einen Raum zu buchen.

KYB ist von KYC (Know Your Customer) abzugrenzen: KYC prüft in der Regel natürliche Personen als Verbraucher, etwa bei Banken oder Zahlungsdienstleistern. KYB richtet sich dagegen an juristische Personen und Gewerbetreibende und prüft, ob ein angegebenes Unternehmen tatsächlich existiert und die handelnde Person zu seiner Vertretung berechtigt ist. Da sich die Plattform ausschließlich an Unternehmen mit Sitz in Deutschland richtet, ist KYB hier die relevante Prüfform – eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

Warum verlangen B2B-Marktplätze eine Verifizierung?

B2B-Marktplätze verlangen eine Verifizierung, weil Anbieter und Mieter einander vor Vertragsschluss oft nicht kennen und sich auf die Angaben der Gegenseite verlassen müssen. Eine KYB-Prüfung stellt sicher, dass hinter einem Konto tatsächlich ein reales Unternehmen steht, und kann so dazu beitragen, Missbrauch wie Fake-Accounts oder Fantasiefirmen vorzubeugen.

Hinzu kommt ein rechtlicher Rahmen: Für Vermittlungsdienste gelten die Rückverfolgbarkeitspflichten des Digital Services Act (DSA) gegenüber gewerblichen Anbietern. Danach müssen Plattformen bestimmte Angaben zu gewerblichen Anbietern erheben und speichern, damit diese im Bedarfsfall nachvollzogen werden können. Die KYB-Prüfung ist der Mechanismus, über den diese Angaben erhoben und die erforderliche Verifizierung vorgenommen werden.

Für Nutzer bedeutet das: Wer mit einem verifizierten Gegenüber verhandelt, hat mehr Klarheit darüber, mit welchem Unternehmen er es tatsächlich zu tun hat. Das ersetzt keine eigene Sorgfaltsprüfung vor Vertragsschluss, reduziert aber das Risiko, mit einem nicht existenten oder falsch angegebenen Unternehmen in Kontakt zu treten.

Welche Daten werden bei der KYB-Prüfung geprüft?

Die KYB-Prüfung stützt sich auf drei Quellen: den Abgleich der USt-IdNr. über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (VIES), Handelsregisterdaten und einen Domain-Abgleich. Bei Unklarheiten ergänzt eine manuelle Prüfung das automatisierte Verfahren.

USt-IdNr.-Abgleich über VIES. Über VIES lässt sich prüfen, ob eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist und einem in der EU registrierten Unternehmen zugeordnet ist. Dieser Abgleich bestätigt, dass die USt-IdNr. existiert und aktiv ist.

Handelsregisterdaten. Der Abgleich mit Handelsregisterdaten prüft, ob das angegebene Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, unter welcher Firma und Rechtsform es geführt wird und welche Personen vertretungsberechtigt sind. Damit lässt sich nachvollziehen, ob die bei der Registrierung angegebenen Unternehmensdaten mit dem öffentlichen Register übereinstimmen.

Domain-Abgleich. Beim Domain-Abgleich wird geprüft, ob die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Domain zur angegebenen Firmen-Domain passt. Eine Registrierung mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse, die erkennbar zum Unternehmen gehört, liefert einen zusätzlichen Anhaltspunkt für die Zuordnung des Kontos zum angegebenen Unternehmen.

Manuelle Prüfung. Führen die automatisierten Abgleiche zu keinem eindeutigen Ergebnis, etwa weil Angaben nicht zusammenpassen oder Daten fehlen, wird der Fall manuell nachgeprüft. Dafür können weitere Nachweise angefordert werden, etwa ein Handelsregisterauszug, eine Gewerbeanmeldung oder ein Vertretungsnachweis.

Was wird bei der KYB-Prüfung NICHT geprüft?

Die KYB-Prüfung bestätigt die Unternehmensidentität eines Nutzers – sie ist keine Aussage über dessen Bonität, Zahlungsfähigkeit oder die Qualität der angebotenen Räume. Diese Abgrenzung ist wichtig, damit Nutzer die Prüfung nicht überinterpretieren.

Konkret prüft die KYB-Prüfung nicht, ob ein Unternehmen zahlungsfähig ist oder seinen finanziellen Verpflichtungen zuverlässig nachkommt. Sie prüft auch nicht den Zustand, die Ausstattung oder die Eignung eines inserierten Raums – dafür ist allein der jeweilige Anbieter verantwortlich. Eine bestandene KYB-Prüfung ist damit kein Qualitäts- oder Bonitätssiegel, sondern ausschließlich eine Bestätigung, dass das angegebene Unternehmen existiert und die registrierende Person zu seiner Vertretung berechtigt zu sein scheint. Wer sich vor einer Buchung ein eigenes Bild vom Vertragspartner oder vom Raum machen möchte, sollte dies zusätzlich über den plattforminternen Chat und die Angaben im Inserat tun.

Wie lange dauert die KYB-Prüfung?

Die Dauer der KYB-Prüfung hängt davon ab, ob der automatisierte Abgleich zu einem eindeutigen Ergebnis kommt oder eine manuelle Prüfung erforderlich wird. Automatisierte Prüfungen über VIES, Handelsregisterdaten und Domain-Abgleich laufen in der Regel innerhalb weniger Minuten.

Sind die Angaben unklar oder unvollständig, etwa weil eine USt-IdNr. fehlt oder Registerdaten nicht eindeutig zuzuordnen sind, wird der Fall manuell geprüft. Das kann je nach Aufwand und angeforderten Nachweisen länger dauern. Eine feste Bearbeitungszeit für die manuelle Prüfung lässt sich nicht pauschal zusagen, da sie von der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingereichten Unterlagen abhängt. Bis zum erfolgreichen Abschluss der KYB-Prüfung bleiben das Veröffentlichen von Inseraten im Onboarding und das Buchen von Räumen gesperrt.

Fazit

Die KYB-Prüfung ist der Mechanismus, über den B2B-Marktplätze wie roomlogic sicherstellen, dass hinter jedem Konto ein tatsächlich existierendes Unternehmen mit vertretungsberechtigter Person steht. Grundlage sind der Abgleich der USt-IdNr. über VIES, Handelsregisterdaten und ein Domain-Abgleich, ergänzt um eine manuelle Prüfung bei Unklarheiten. Geprüft wird ausschließlich die Unternehmensidentität – nicht Bonität, Zahlungsfähigkeit oder Raumzustand. Ohne bestandene KYB-Prüfung ist weder das Einstellen eines Inserats noch das Buchen eines Raums möglich. Wie der Buchungsablauf nach bestandener Prüfung im Detail abläuft und welche Stornostaffel dabei gilt, beschreiben die Ratgeber zur stundenweisen Anmietung und zu Stornostaffeln.